C’est la quadrature du cercle : trouver son propre style en respectant les codes du genre (et évidemment les règles de la langue française).

Premier conseil : savoir rester simple. Eviter la sophistication au profit de l’efficacité permettra une compréhension facile et rapide du lecteur. Regardez un violoniste virtuose. Cela semble facile, naturel, presque évident. Et pourtant quel travail pour en arriver là.

Dans l’écriture aussi, la simplicité exige du savoir-faire et du travail. Paradoxalement, il est souvent plus difficile de s’exprimer clairement avec une économie de mots et de style que de le faire dans un jargon ampoulé.

Trois grands principes :

• Respect des règles de la langue française
• Force du propos et capacité de conviction
• Simplicité et efficacité.

Utiliser des phrases courtes

Vos phrases devront faire moins de trois lignes et moins de vingt mots. C’est une condition importante de la lisibilité de votre propos. Lorsque les phrases dépassent trois lignes, essayez de les scinder en deux. Vérifiez ensuite que les deux nouvelles phrases sont toujours correctes et compréhensibles (présence d’un sujet et d’un verbe notamment).

Construisez des paragraphes homogènes dans leur contenu

Ils doivent véhiculer des idées complémentaires, proches dans leur sens et faire partie d’un même argumentaire.

Trois ou quatre phrases par paragraphe, trois à six paragraphes par lettre. Mettez un espace entre paragraphes de l’ordre de 12 points (en général 6 avant et 6 après) que vous modulerez en fonction de la mise en page souhaitée.

Si vous êtes un peu néophyte dans l’utilisation de votre traitement de texte, laissez une ligne blanche entre chaque paragraphe.

Remarque : si vous êtes obligé de " tasser " une lettre, vous pouvez passer en interligne simple sans nuire à la lisibilité à condition d’augmenter légèrement l’espace entre les paragraphes. Pour l’aérer, passez en interligne 1,5 en conservant un minimum de 12 points entre paragraphes. L’interligne 2 est particulièrement inesthétique pour une lettre.

Choisissez vos mots et vos expressions

On lit souvent qu’il faut utiliser un vocabulaire simple et compréhensible par tous. Certes, la qualité d’un écrit professionnel ne se mesure pas à la rareté ou à la complexité des mots utilisés et votre lecteur appréciera une lecture agréable et facile.

Cependant, utiliser un vocabulaire précis peut exiger l’emploi du terme technique consacré. De la simplicité oui, mais sans être simpliste.

En fait, tout dépend du destinataire de votre lettre.

Une lettre d’accompagnement d’un CV par exemple s’adresse à des personnes de vocations différentes (management, ressources humaines, technique…). Elle doit donc être facile à comprendre même pour un non-initié.

Par contre, une lettre à une personne ayant la même orientation que vous peut et doit utiliser le vocabulaire technique approprié. Quand deux chimistes se rencontrent, qu’est-ce qu’ils se racontent ? Des histoires de chimistes !

Ponctuez correctement votre courrier

C’est un élément clé de l’expression écrite, souvent négligé. Elle donne un rythme et une logique à la phrase. Une mauvaise ponctuation peut complètement déformer le sens d’une phrase, rendre sa lecture moins fluide voire impossible.

Certains signes de ponctuation doivent être utilisés avec parcimonie dans les courriers professionnels. Par exemple, le point d’exclamation est à bannir hors écrit de type publicitaire. Les points de suspension indiquent une suite à une énumération. Evitez-les, ils donnent un sentiment d’imprécision ou de sous-entendu.

Evitez les fautes d’orthographe

Soyons honnêtes : tout le monde en fait. Alors que celui qui n’en a jamais fait vous jette la première pierre.

Oui, tout le monde, mais pas au même niveau.

Ainsi on vous tiendra quitte aisément, d’une faute de frappe comme l’inversion de deux lettres.

On vous pardonnera une petite erreur de construction ou un accord délicat.

Par contre, on vous tiendra certainement rigueur de fautes répétées, majeures sur des points de base.

Attention, l’orthographe peut être éliminatoire. Ce sera le cas pour tous les postes où les qualités rédactionnelles sont importantes et également si vous tombez sur un lecteur qui ne supporte pas les fautes !

Pour éviter les fautes, respectez des conseils de bon sens :

• Utilisez le correcteur orthographique de votre traitement de texte pour enlever les fautes les plus simples. Méfiez-vous toutefois des correcteurs orthographiques. S’ils peuvent repérer les fautes d’orthographe les plus courantes, ils sont peu performants sur des phrases aux constructions plus complexes. Ils peuvent même carrément vous induire en erreur.
• Relisez-vous et faites-vous relire.
• Et évidemment, consultez Clavier et style ! (mais ai-je vraiment besoin de le dire ?…)

Autres articles :

Billet d’humeur : sigles, franglais et compréhension entre les hommes 

" Ci-joint vos documents " mais " votre lettre ci-incluse " 

La lettre de motivation ou l’angoisse de la page blanche 

Ecrire efficace 

Comment construire une argumentation ?